Gestión de la información – La transformación digital en las PYMES

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Hoy empezamos con los artículos enfocados a la de transformación digital para pymes. En estos artículos hablaremos de los punto claves a tener en cuenta al digitalizar este tipo de empresas. Hoy comenzamos con la gestión de la información y sus beneficios.

Digitalización y gestión de la información

La digitalización es importante y se puede hacer para pequeños comercios u organizaciones siguiendo algunas directrices simples. Básicamente, la mayoría de las empresas bien establecidas han adoptado la digitalización. Sin embargo, hay algunas empresas que todavía no han comprendido el valor de la transformación digital. Las empresas de reciente creación y las empresas de pequeña escala suelen evitar la digitalización, y con ello, realizan una pésima gestión de la información. Temen una alta inversión y no tienen una idea clara de los beneficios de la transformación digital. En la siguiente sección se analizarán los beneficios de la gestión digital de la información para las pequeñas y medianas empresas o PYME.

Menos papeleo – Ahorro de espacio físico

Con la transformación digital, una empresa puede reducir considerablemente el papeleo, ya que todos los datos pueden ser generados, procesados y gestionados digitalmente a través de ordenadores. La gestión de la información mediante base de datos puede reemplazar miles de archivos físicos. Con el paso del tiempo, las empresas generan una gran cantidad de datos. La mayoría de las empresas tienen que almacenar esos datos de forma segura para poder utilizarlos más tarde. La pérdida de datos puede considerarse como una pérdida financiera para las empresas. Además, la falta de disponibilidad de datos importantes hará que el proceso de toma de decisiones sea inexacto y difícil. El negocio sufrirá por la falta de visión de los dueños o gerentes del negocio. La transformación digital protege los datos y al mismo tiempo reduce la molestia de ocupar un gran espacio físico para almacenarlos.

Gestión de la información en papel
Almacenamiento en papel

Seguridad para los datos

Como ya se ha dicho, la digitalización de una empresa puede ofrecer una excelente seguridad de los datos. Con una infraestructura digital de gestión de la información sin fisuras, es posible proteger los datos de diversos tipos de daños. Los datos podrían ser protegidos de daños físicos. El papeleo generalmente se descompone en su propio proceso de tiempo limitado. Con el paso del tiempo, las empresas empiezan a perder datos. Con la infraestructura digital para el almacenamiento y procesamiento de datos, no se producirían tales molestias.

Existen algunos retos de seguridad en la plataforma digital, aunque pueden superarse con las medidas adecuadas. En general, la digitalización proporciona mayor seguridad a los datos que el proceso convencional de almacenamiento o gestión de datos. La posibilidad de perder datos es mínima. Además, la creación de copias de seguridad de los datos digitales es más sencilla que la creación de copias de seguridad de los datos en papel convencionales.

Rentable para las pequeñas empresas

Las pequeñas empresas pueden alcanzar fácilmente la rentabilidad con la transformación digital. El papeleo implica muchos gastos. Habría gastos de impresión, de papel y muchos más. Y lo que es más importante, es difícil gestionar estos datos sin hacer una buena cantidad de inversión. Para la seguridad física y la protección de datos, también se requiere espacio. Se requiere un mantenimiento regular para evitar daños a la documentación. Con un contraste nítido, es más fácil gestionar los datos digitales. No se requiere ningún coste adicional de mantenimiento. No se necesita una inversión especialmente grande para proteger los datos o archivos de la posibilidad de pérdida. Así pues, en general, la transformación digital resulta muy rentable para las pequeñas y medianas empresas.

Amigable con el medio ambiente

Y es que, el procesamiento y la gestión de datos digitales son métodos de gestión de datos respetuosos con el medio ambiente. Reduce el uso de papel y por lo tanto protege la naturaleza y el medio ambiente. Además, es importante que las pequeñas y medianas empresas respeten el medio ambiente, especialmente si desean obtener ciertos beneficios y exenciones fiscales patrocinados por el estado.

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